But : mot d’explication

Chaque jour, alors que nous œuvrons à développer KPD Services, nous nous concentrons sur notre travail : trouver de nouveaux clients, renforcer la collaboration avec les clients existants, être les premiers à lancer de nouveaux produits et services, garantir un niveau de qualité hors pair…

Mais la façon de travailler a également beaucoup d’importance. Nos gestes et comportements doivent correspondre aux valeurs de KPD Services, à la politique de l’entreprise et au présent Code de Conduite. « Façon de travailler », cela signifie chez KPD Services d’agir avec intégrité : se comporter en toute occasion pour mériter la confiance des collègues, des clients, de la communauté et d’autrui. Les répercussions sont nombreuses : sur nos relations, notre réputation, et même sur notre capacité à poursuivre nos affaires.

En recherchant de nouveaux marchés, en accueillant de nouveaux collègues et en étendant nos produits et services, nous nous devons de gérer la diversité. Ce faisant, nous devons également veiller à ce que KPD Services agisse comme un ensemble homogène, animé et guidé par des valeurs communes :

  • Atteindre les objectifs: nous atteignons des résultats pour nos clients, nos actionnaires et nous-mêmes.
  • Agir correctement: nous posons des actes loyaux, fiables et sincères ; nous agissons avec intégrité.
  • Se surpasser: pour ne pas stagner, nous apprenons et grandissons, innovons pour améliorer nos processus et atteindre de meilleurs résultats.
  • Collaborer malgré des visions différentes: nous travaillons de front au profit de l’équipe et de l’entreprise, quelles que soient les fonctions. Nous nous assistons mutuellement et partageons nos connaissances.
  • Faire la différence: nous avons une influence positive sur les gens qui nous entourent, la communauté et le monde. Nous encourageons les autres à faire la différence.
  • KPD Services réalise tout cela avec attention et minutie, en privilégiant la sécurité.

Ce sont les faits et gestes quotidiens de tous les collaborateurs de KPD Services qui définissent ce qu’est l’entreprise. Par conséquent, tout le personnel et les dirigeants doivent assumer leurs responsabilités et respecter le Code de Conduite de KPD Services. Il détaille la façon de se comporter envers les clients, collègues, fournisseurs, concurrents ainsi que l’ensemble de la communauté.

KPD Services vous conseille de lire attentivement et de bien assimiler ce Code de Conduite. Si vous estimez qu’il n’aborde pas un problème, un aspect ou une question, informez-en votre supérieur hiérarchique ou contactez-nous à l’adresse privacy@kpd.be.

L’excellente réputation de KPD Services est l’un des plus grands atouts de l’entreprise. Elle reflète l’état d’esprit et le comportement des collaborateurs, qui chérissent le Code de Conduite depuis de longues années. KPD Services compte sur vous pour protéger et renforcer notre réputation, en respectant ses valeurs et les normes sévères de notre Code de Conduite, et en gardant à l’esprit qu’il faut toujours vous efforcer d’agir le plus correctement possible.

Engagement à suivre les normes éthiques et légales les plus hautes

KPD Services s’est engagé à respecter les normes légales et éthiques les plus sévères, quels que soient le lieu et le moment. Notre Code de Conduite établit des directives de base qui nous servent à prendre les bonnes décisions au nom de l’entreprise, à exercer notre emploi de façon éthique, en gardant à l’esprit la politique et les procédures de KPD Services.

Ce Code de Conduite et notre politique d’entreprise prévoient un encadrement dans différentes situations. Cependant, des directives et lignes de conduite, même très élaborées, ne pourront jamais anticiper à 100 % tous les problèmes ni toutes les questions. C’est pourquoi KPD Services tient à ce que vous fassiez toujours preuve de bon sens. Et vous exhorte à demander conseil si vous êtes confronté à un problème qui n’a pas été décrit dans ce présent Code de Conduite (ci-après : Code).

Défense du Code et respect de la Loi

Quels que soient votre fonction ou votre lieu de travail, vous êtes tenu, en tant que collaborateur de KPD Services, à :

  • Suivre les principes de base du Code. Le Code est d’application dans toute l’entreprise, pour tous ses travailleurs et dirigeants. Nous attendons également de nos collaborateurs indépendants qu’ils le respectent.
  • Assimiler le Code et la politique de l’entreprise et respecter les procédures et notices de KPD Services qui sont d’application dans votre travail.

Compte rendu fidèle et questionnement

Si des opérations ou actes d’un collègue ou de collaborateurs indépendants sont susceptibles de représenter une violation du Code, vous devez de bonne foi en avertir immédiatement l’entreprise par un rapport. Si vous omettez volontairement de faire état d’une infraction potentielle au Code ou ne déclarez pas des informations essentielles ou pertinentes concernant une infraction, vous pouvez être soumis à des sanctions, allant jusqu’à la résiliation de votre contrat de travail.

Si vous vous demandez si un acte est adéquat ou non, parlez-en à votre supérieur hiérarchique ou au département des Ressources Humaines. Vous pouvez également établir un rapport de bonne foi détaillant les éventuelles infractions au Code et l’envoyer à l’adresse privacy@kpd.be.

Confidentialité et absence de représailles

Nous tenons à protéger les travailleurs qui nous transmettent de bonne foi un rapport, demandent des conseils ou posent des questions. Notre politique anti-représailles vise à protéger quiconque expose un problème, informe d’une infraction au Code ou collabore à une enquête. Elle est établie de façon à le protéger contre des actions non fondées de KPD Services, de ses collaborateurs, managers ou supérieur hiérarchiques. Si vous avez l’impression d’être victime de représailles, veuillez contacter votre manager ou supérieur hiérarchique.

KPD Services s’engage à réagir immédiatement si vous établissez un rapport de bonne foi ou recherchez de l’aide afin d’exposer un problème ou une préoccupation. Nous nous efforçons également de traiter votre préoccupation avec la sensibilité et la confidentialité requises. Nous attendons cependant que vous fassiez tout le nécessaire pour préserver la confidentialité de votre rapport ainsi que de toutes les éventuelles procédures d’enquête qui en découleraient, en veillant à ne jamais en informer vos collègues.

Non-respect du Code

Toute infraction au Code donnera lieu à une sanction proportionnelle, qui peut aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail, à lancer des poursuites judiciaires et à demander un dédommagement pour pertes ou dégâts occasionnés par l’infraction. La sanction sera basée sur des éléments telles la gravité des faits et la fréquence de l’infraction.

Dans des cas exceptionnels, KPD Services peut préférer renoncer à certaines dispositions du Code pour certains collaborateurs, supérieurs hiérarchiques ou managers. La décision d’accorder une exonération à un directeur exécutif ou à un membre du Conseil d’administration ne peut être prise que par ledit Conseil d’administration (ou l’un de ses organes). Dans ce cas, KPD Services communiquera immédiatement cette exonération par une déclaration publique.

Responsabilité des managers

En votre qualité de supérieur hiérarchique ou de manager de KPD Services, vous êtes considéré comme ayant compris et devoir respecter le Code, son application quotidienne et les normes éthiques de votre attitude professionnelle. Vous devez respecter ce Code dans la limite de vos responsabilités. Si l’un de vos collaborateurs s’adresse directement à vous pour faire rapport, veiller à ce qu’il lise et respecte le Code, la politique et les procédures de l’entreprise.

Vous êtes également tenu de relayer les questions, préoccupations ou problèmes qui demandent une attention spécifique vers les organes idoines de KPD Services, tels le département Ressources Humaines ou l’équipe de managements.

Mise à jour

KPD Services évaluera régulièrement le contenu de ce Code et la politique relatée de l’entreprise. Ce Code sera adapté si nécessaire en cas de changement majeur, notamment ceux apportés aux lois ou à la politique d’entreprise.

Œuvrer à un lieu de travail respectueux

KPD Services aspire à un lieu de travail solidaire, où chacun respecte la dignité de l’autre. Tout comportement portant préjudice à la dignité de nos collaborateurs est en infraction avec nos valeurs et notre culture de travail. Chacun, en tant que représentant de KPD Services, doit respecter les cultures et coutumes des autres collaborateurs.

Diversité et égalité des chances

KPD Services aspire à un lieu de travail où règne le respect mutuel et la diversité des opinions, ou les différences mutuelles sont appréciées à leur juste valeur. L’entreprise favorise l’égalité des chances, un facteur important pour son succès.

Afin d’éviter les discriminations et de respecter les lois sur le travail, les règles de KPD Services concernant le recrutement, la rémunération, l’avancement, la transmission, la formation, la fin de contrat ainsi que les mesures correctrices sont uniquement et exclusivement basées sur les qualifications individuelles et les capacités à assumer une fonction. Seuls sont pris en compte les critères qui s’avèrent importants pour l’exercice de ladite fonction.

Intimidation et respect sur le lieu de travail

Le respect de chacun est la base de la culture de KPD Services. Le manque de respect peut nuire à la productivité des travailleurs et menacer la réussite de l’entreprise. Pour garantir une ambiance de respect mutuel, KPD Services ne tolère aucune forme d’intimidation, qu’elle soit de nature physique, émotionnelle ou verbale. L’entreprise interdit toute forme d’intimidation, par un travailleur attitré, temporaire ou externe, notamment : 

  • quand la soumission à l’intimidation ou à un comportement offensant est une condition implicite et explicite de l’emploi;
  • quand la soumission à l’intimidation ou à un comportement offensant est utilisée comme base pour une décision portant sur un emploi; ou
  • quand l’intimidation ou le comportement offensant a comme résultat ou vise à influencer la productivité individuelle d’un travailleur ou à mettre en place une ambiance de travail intimidante, hostile ou offensante.

En cas de questions ou d’interrogations concernant une tentative d’intimidation, ou si vous désirez mieux connaître la politique anti-intimidation de KPD Services, n’hésitez pas à contacter votre responsable des Ressources Humaines ou à envoyer un courriel à l’adresse privacy@kpd.be.

Violences sur le lieu de travail

Tous les collaborateurs de KPD Services ont le droit d’exercer leur emploi dans une ambiance de travail exempte de violences, vexations, menaces ou intimidations. Que ce soit au travail ou dans des relations professionnelles, aucun collaborateur de KPD Services ne devrait craindre pour sa sécurité ni celle de sa famille. Si vous êtes victime de violences, tracasseries ou vexations, parlez-en à votre manager ou responsable des Ressources Humaines; si nécessaire, contactez les services d’urgence.

KPD Services interdit la possession et l’emploi d’armes dans ses propriétés ou pendant les tâches professionnelles.

En cas de questions ou de préoccupations concernant des actes de violence en milieu professionnel ou si vous désirez mieux connaître la politique de KPD Services, n’hésitez pas à contacter votre responsable des Ressources Humaines ou à envoyer un courriel à l’adresse privacy@kpd.be.

Responsabilité sociétale

KPD Services prend sa responsabilité sociétale très au sérieux. L’entreprise œuvre à une rémunération loyale de son personnel conformément à la réglementation. Elle privilégie la bonne santé de ses travailleurs, ses clients et leurs clients, en contribuant aux programmes et initiatives qui améliorent la qualité de vie des communautés où travaillent et vivent ses collaborateurs. Elle respecte les droits de tous et exige de son personnel qu’il fasse de même. KPD Services n’a pas recours au travail des enfants et refuse la maltraitance d’individus qui entretiennent des relations professionnelles avec ou au nom de KPD Services.

Promotion de la sécurité, de la santé et d’un environnement durable

Engagement pour un lieu de travail sûr et sain

KPD Services tient à la sécurité et à la santé de ses collaborateurs ainsi que de la communauté et de l’environnement naturel dans lequel l’entreprise agit. Chaque collaborateur est tenu au respect des règles de sécurité et de santé et doit connaître, comprendre et respecter la politique de sécurité de KPD Services. Chaque collaborateur assume une responsabilité individuelle pour assurer la sécurité sur le lieu du travail et de l’emploi sécurisé du matériel et des accessoires de KPD Services, en faisant preuve de bon sens.

Si vous êtes témoin de situations qui représentent une menace pour votre santé et votre sécurité, informez-en immédiatement votre responsable des Ressources Humaines ou si nécessaire, les services d’urgence adéquats.

Stupéfiants et alcool

La consommation d’alcool et de drogue peut nuire à la santé et à la sécurité des collaborateurs de KPD Services ainsi qu’aux performances et à la réputation de l’entreprise. La production, la vente, la distribution, la détention et la consommation de substances illicites tant dans l’entreprise que pendant le travail en dehors de l’entreprise sont interdites.

KPD Services ne tolère pas que ses collaborateurs consomment de l’alcool ou de la drogue ou soient sous leur influence pendant le travail, y compris lors des déplacements pendant les heures de travail. Des exceptions à la consommation d’alcool sont tolérées en cas d’événements de nature sociale, pour lesquels l’autorisation préalable a été donnée par la hiérarchie et durant lesquels le personnel se comporte avec dignité.

Vous devez immédiatement avertir un supérieur hiérarchique si vous estimez ou supposez qu’un collègue est sous l’influence d’alcool ou de drogue et enfreint ainsi la politique de KPD Services. Les travailleurs en infraction peuvent être poursuivis pénalement et subir une sanction disciplinaire, y compris la résiliation de leur contrat de travail.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’emploi et la consommation de drogues et d’alcool ou désirez mieux connaître la politique de KPD Services, n’hésitez pas à contacter votre responsable des Ressources Humaines ou à envoyer un courriel à l’adresse privacy@kpd.be.

Engagement en faveur du développement durable et de la protection de l’environnement

KPD Services s’est engagé à œuvrer pour ce qui lui est important : des eaux propres, une alimentation sûre, de l’énergie en suffisance, un environnement sain. Renforcée par le savoir-faire de nos collaborateurs et amplifiée par notre engagement en faveur de la responsabilité sociétale, notre offre de produits et services crée de la valeur pour les clients et l’économie et contribue à un monde plus durable.

Agir dans l’intérêt de KPD Services

KPD Services attend de ses travailleurs qu’ils évitent des situations susceptibles de provoquer des conflits entre leurs intérêts personnels et ceux de l’entreprise.

Conflits d’intérêts

Les conflits d’intérêts prennent forme si votre activité individuelle ou vos centres d’intérêt perturbent ou nuisent aux intérêts de KPD Services. Ils peuvent prendre forme dans différentes situations, tant directes (quand vous y êtes impliqué) qu’indirectes (quand est impliquée une personne avec qui vous entretenez une relation personnelle).

Il convient d’appréhender correctement les conflits d’intérêts, par exemple :

  • Contrat de travail ou activités externes : une activité professionnelle externe est interdite si (i) elle perturbe vos obligations professionnelles chez KPD Services, (ii) fait concurrence à KPD Services ou travaille pour un concurrent de KPD Services, ou (iii) vous amène à fournir des services ou une assistance à un concurrent de KPD Services. Toute activité professionnelle que vous exercez pendant vos heures de travail chez KPD Services ou pour laquelle vous utilisez des infrastructures ou des biens de KPD Services est considérée comme un conflit d’intérêts. Avant d’accepter un emploi additionnel en dehors de KPD Services, les travailleurs concernés doivent au préalable demander l’accord de leur supérieur hiérarchique pour évaluer si cette activité externe peut représenter un conflit d’intérêts.
  • Direction : Vous ne pouvez en aucun cas assumer une fonction de directeur, manager ou consultant dans une entreprise concurrente. Si vous voulez assumer un poste de direction dans une entreprise ou un organisme du secteur non marchand, vous devez en avertir votre supérieur hiérarchique au préalable. L’aval préalable du CEO de KPD Services est nécessaire si vous voulez assumer une fonction d’administrateur dans une entreprise publique. Intervenant dans le processus d’approbation, KPD Services déterminera si votre implication dans l’entreprise publique est susceptible ou non d’être à l’origine d’un conflit d’intérêts. 
  • Investissements : Vous devez en avertir KPD Services si vous-même ou un proche domicilié chez vous détenez plus d’un pour cent (1 %) des actions d’une entreprise, d’un fournisseur ou d’un client concurrent. Même si vous n’êtes qu’un actionnaire minoritaire, ceci peut en effet être la source d’un conflit d’intérêts. La politique de KPD Services considère que les intérêts professionnels ou financiers de proches domiciliés sous le même toit sont assimilés à part entière à vos propres intérêts financiers.
  • Opportunités professionnelles : un travailleur de KPD Services ne peut jamais tirer un profit personnel d’opportunités professionnelles dans lesquelles KPD Services aurait des intérêts. Vous devez vous garder d’ouvrir des opportunités pour autrui si vous savez que KPD Services a des intérêts dans cette opportunité.
  • Proches : Pour éviter d’éventuels conflits d’intérêts, vous devez immédiatement avertir votre supérieur hiérarchique si un membre de votre famille ou un proche travaille chez KPD Services ou chez un concurrent, un fournisseur ou un client.
  • Services publics : KPD Services encourage ses travailleurs à être actifs dans la communauté et à participer aux actions des pouvoirs publics. Mais certaines fonctions officielles peuvent induire un conflit d’intérêts. Si vous envisagez de participer à des élections ou d’assumer une charge officielle, vous devez d’abord en demander l’autorisation écrite à votre supérieur hiérarchique.

Si vous n’êtes pas certain que la relation avec une personne ou entreprise tierce est en contradiction avec d’autres fonctions ou avec les intérêts de KPD Services, vous devez d’abord en parler avec votre supérieur hiérarchique. De nombreuses situations conflictuelles potentielles peuvent ainsi être résolues.

Obtention ou octroi de cadeaux, hospitalité ou divertissements 

L’échange de cadeaux, de divertissements et d’autres faveurs est considéré comme usuel dans certains lieux, circonstances ou cultures. Cependant, il convient de respecter les lois et règlements, les bonnes pratiques commerciales ainsi que les accords avec les clients. Si vous recevez ou offrez un bien de valeur, veuillez suivre les directives suivantes :

  • S’il s’agit d’un cadeau, il ne peut avoir qu’une valeur nominale;
  • S’il s’agit de divertissements ou d’hospitalité, ce doit être dans la mesure du raisonnable;
  • Le bien ne peut être offert ou proposé pour influencer une décision commerciale ou professionnelle;
  • Cela ne peut enfreindre les normes professionnelles normales acceptables;
  • Cela ne peut enfreindre la loi ni la politique de KPD Services;
  • Cela ne peut raisonnablement pas être perçu comme une tentative de corruption, un pot-de-vin ou une commission occulte;
  • Cela ne peut avoir lieu en secret;
  • Sa publication ne peut exposer KPD Services au scandale ni nuire à son image de marque;
  • En aucun cas, un travailleur de KPD Services ne peut donner ni recevoir de l’argent liquide, un équivalent à de l’argent liquide ou un emprunt personnel.

Éviter la corruption

KPD Services s’efforce d’adopter une méthode de travail correcte. C’est pourquoi il faut éviter qu’un comportement puisse être considéré comme une forme de corruption. Cela peut être le cas lorsqu’un interlocuteur, direct ou indirect, offre à un autre un bien de valeur pour essayer de gagner quelque chose ou d’obtenir un traitement de faveur. La corruption est interdite par la loi et par la politique de KPD Services; l’enfreindre implique non seulement de s’exposer à une sanction disciplinaire par l’entreprise, mais également civile et pénale grave (y compris des amendes et même une peine de prison) à votre encontre et celle de KPD Services. Pour éviter que le patrimoine et les moyens de KPD Services soient utilisés pour la corruption, la comptabilité de l’entreprise doit être irréprochable.

Corruption commerciale

KPD Services interdit la corruption dans les négociations commerciales. Les collaborateurs ne peuvent jamais offrir ni recevoir de biens précieux en provenance ou à destination de clients existants ou potentiels, de fournisseurs ou de tiers, afin de gagner quelque chose ou de tenter d’obtenir un traitement de faveur. L’intégrité de l’entreprise est plus importante que l’obtention de gains éventuels de façon illicite.

Concurrence loyale

Partisan de la libre concurrence, KPD Services s’efforce d’être meilleur que ses rivaux en appliquant des pratiques commerciales loyales. Dans les relations avec les clients, fournisseurs ou concurrents, KPD Services ne recherche pas d’avantages déloyaux et ne présente pas l’entreprise ni ses produits de façon erronée. Il faut également éviter les déclarations fausses ou trompeuses relatives aux concurrents et leurs produits. La réputation de KPD Services est trop précieuse pour tolérer de tels écarts.

La politique de l’entreprise interdit les contacts inopportuns entre ses collaborateurs et ceux des concurrents. Toute activité professionnelle qui impliquerait un contact répété ou inhabituel avec des concurrents, tant lors de réunions (d’associations professionnelles notamment) que d’entretiens téléphoniques ou d’échanges de courrier, doit être approuvée par votre supérieur hiérarchique.

Des lois et règlements protègent la liberté et la compétitivité des marchés. KPD Services respecte cette réglementation et tient à ce que son personnel fasse de même dans l’exercice de ses tâches.

Collecte d’informations sur les concurrents

Le suivi du développement des rivaux et la consultation d’informations accessibles publiquement sur les concurrents sont deux techniques importantes. Plusieurs sources d’information sur les concurrents sont disponibles légalement et peuvent aider KPD Services à évaluer leurs produits, services et opérations de marketing. Parmi les sources correctes se comptent entre autres des informations de clients, celles diffusées par les clients, rendues publiques ou publiées par un tiers, ou des informations qui ont été obtenues de façon licite par le propriétaire ou un tiers compétent.

Pour rester informé des développements et évolutions des concurrents, KPD Services doit respecter les secrets commerciaux d’autrui et éviter l’obtention illicite d’informations sur les concurrents et clients. Dans la collecte d’informations commerciales, chaque collaborateur doit connaître la différence entre ce qui est éthique et ce qui ne l’est pas, ce qui est légal et illégal. L’espionnage, le vol, le cambriolage et l’écoute illicite sont interdits. Il est également interdit d’inviter un concurrent à un entretien ou de le recruter pour obtenir des informations confidentielles ou un accès illégitime à une adresse e-mail. Si vous êtes ou pensez être en possession d’informations confidentielles sur un concurrent, avertissez-en immédiatement votre supérieur hiérarchique ou envoyez un courrier à l’adresse privacy@kpd.be.

Protection et emploi correct des actifs et propriétés de KPD Services

Actifs matériels

Chaque collaborateur est tenu de protéger et de préserver les actifs de KPD Services, y compris les actifs financiers, les secrets commerciaux et industriels, les propriétés physiques et les autres informations confidentielles. Les ressources comme le matériel (de bureau) et les technologies ont un usage purement professionnel. Le vol, la perte, l’usage abusif ou fautif doivent être évités. Il revient à chacun de s’assurer que la propriété physique correspond bien à la politique de KPD Services.

Moyens de communication

Pour beaucoup de travailleurs de KPD Services, l’Internet, le téléphone et le courrier électronique sont des outils de travail essentiels. Les collaborateurs qui ont accès aux moyens de communication et réseaux de KPD Services sont constamment tenus de respecter les normes les plus hautes. Ces moyens sont uniquement à usage professionnel. Un usage personnel limité peut être autorisé, mais ne peut perturber ni importuner l’exercice de vos tâches. Pour plus d’informations, adressez-vous à votre supérieur hiérarchique.

Pour garantir que nos moyens de communication et notre réseau soient bien utilisés à des fins professionnelles licites, KPD Services se réserve le droit de surveiller régulièrement ces ressources et le cas échéant, d’en suspendre l’emploi. La surveillance a lieu en respectant scrupuleusement la loi. Un collaborateur de KPD Services qui abuserait régulièrement des moyens de communication et réseaux de l’entreprise s’expose à une sanction disciplinaire, y compris la résiliation de son contrat de travail.

Pour toute information supplémentaire, adressez-vous à votre supérieur hiérarchique ou par e-mail à l’adresse privacy@kpd.be.

Informations confidentielles

Les informations mises à disposition des collaborateurs peuvent être confidentielles. KPD Services accorde une grande importance à la confidentialité, raison pour laquelle le personnel doit protéger ces données contre l’abus et la divulgation illicite. Quelques exemples informations confidentielles :

  • Stratégie à long terme de l’entreprise
  • Programme de développement de produits
  • Listes du personnel
  • Planning des ventes
  • Planning de marketing
  • Planning de communication
  • Informations financières
  • Informations sur les concurrents
  • Projets d’acquisition ou de revente

Un collaborateur ne peut jamais utiliser d’informations confidentielles pour un usage vénal personnel, pas même après avoir quitté l’entreprise. Une divulgation illicite d’informations confidentielles en détruirait la valeur ou procurerait à des tiers un avantage déloyal. C’est pourquoi il est de la responsabilité de chacun de bien établir les contrats de confidentialité nécessaires et de ne diffuser d’informations confidentielles qu’aux collaborateurs qui doivent en être dûment informés. Chacun est également tenu de protéger les informations confidentielles des fournisseurs et clients en évitant leur diffusion. 

Si vous avez connaissance d’une situation menaçant potentiellement des informations confidentielles de KPD Services, veuillez en avertir immédiatement votre supérieur hiérarchique ou adressez un courriel à l’adresse privacy@kpd.be.

Propriété intellectuelle

Les projets de développement, marques commerciales et droits d’auteur, secrets industriels et connaissances de l’entreprise de KPD Services, que l’on appelle propriété intellectuelle, doivent être jalousement protégés. Tous les collaborateurs de KPD Services sont obligés de respecter les directives et réglementations applicables à ce sujet. Ce faisant, ils contribuent à la protection des recherches, idées, processus et produits de KPD Services contre le vol ou l’abus et les préservent pour d’autres innovations ultérieures.

Chaque collaborateur est tenu de respecter la propriété intellectuelle d’autrui. La politique de l’entreprise vise à ne jamais enfreindre intentionnellement la propriété intellectuelle d’autres entreprises et à demander systématiquement les autorisations ou permis nécessaires avant d’utiliser, copier ou diffuser le fruit de la propriété intellectuelle d’autrui.

Les infractions à la loi concernant la propriété intellectuelle peuvent coûter très cher à KPD Services. Si vous souhaitez plus informations à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser à votre supérieur hiérarchique ou à envoyer un courriel à l’adresse privacy@kpd.be.

Respect de la vie privée et protection des données

Informations et protection des données

KPD Services détient des données sensibles et d’autres informations qui lui sont vitales. Il est de la plus haute importance qu’elles ne tombent pas aux mains de personnes malintentionnées. KPD Services a établi une politique stricte pour protéger ces informations sensibles ou confidentielles, y compris les données électroniques stockées sur ses systèmes informatiques.

Chaque collaborateur est tenu de respecter la politique de protection de données et de respect de la vie privée. Quiconque a besoin d’informations confidentielles ou sensibles pour l’exercice de son travail y aura accès. KPD Services ne peut accéder à une demande de partage ou de publication d’informations potentiellement sensibles ou confidentielles détenues dans ses systèmes que si c’est légalement nécessaire ou si la situation l’exige.  

Informations sur les clients et les fournisseurs

KPD Services est tenu de protéger les données provenant de clients et fournisseurs. Conformément à la loi et à la politique de KPD Services sur la protection des données, les collaborateurs ne peuvent consulter les informations de clients et fournisseurs que si cela est indispensable à l’exercice de leurs tâches. Si c’est votre cas, cela ne peut l’être que dans les limites du nécessaire, et en veillant à ne jamais nuire à la sécurité ni à la sensibilité de ces données. Cette politique s’applique également à certains vendeurs et tiers, qui ont accès aux données relatives aux clients et fournisseurs.

Vie privée des travailleurs

Il est possible que KPD Services collecte, conserve et partage à votre propos des informations individuelles, à des fins d’efficience du travail. Ces informations personnelles seront protégées et respectées, pour autant que la loi l’estime nécessaire. KPD Services est conscient que toute perte ou tout usage malintentionné d’informations sensibles peut entraîner des conséquences indésirables pour vous, y compris le vol et la diffusion d’informations préjudiciables ou trompeuses.

Tout comme KPD Services protège et respecte vos informations personnelles, il vous incombe de traiter avec le plus grand soin les informations personnelles de vos collègues et de respecter leur vie privée.

Communication avec le public, les investisseurs et les médias

Pour protéger et renforcer la réputation de KPD Services, il est nécessaire d’appliquer une communication externe correcte et régulière, y compris envers les médias, les investisseurs et le grand public.

Vous devez à tout moment faire preuve de prudence si vous parlez de l’entreprise à une personne tierce ou sur un forum public. Comme l’a déjà stipulé ce Code de Conduite, vous ne pouvez diffuser d’informations confidentielles avec des tiers que si vous en avez reçu l’autorisation préalable.

Vu l’usage accru des réseaux sociaux et des sites de réseautage, il faut être conscient que toute information diffusée en ligne sur KPD Services sera immédiatement connue du grand public. Vous devez à tout moment faire preuve de discrétion et ne pouvez jamais diffuser d’informations confidentielles sans autorisation préalable.

Si vous avez connaissance ou accès à des informations confidentielles ou non publiques concernant KPD Services, vous ne pouvez les utiliser qu’à des fins strictement professionnelles.

En tant que société anonyme, KPD Services doit respecter les conditions légales concernant la divulgation d’informations. Si vous êtes exposé à des questions ou à des demandes d’informations d’un analyste en sécurité, d’investisseurs chez KPD Services ou d’autres parties ayant des intérêts dans l’entreprise, veuillez les relayer vers Catherine Gressens, CEO et administratrice déléguée.

Si vous recevez des demandes d’informations à propos de KPD Services, veuillez également les relayer vers Catherine Gressens, CEO et administratrice déléguée. Seuls les collaborateurs ayant reçu l’autorisation préalable sont habilités à répondre en public au nom et pour le compte de KPD Services.

Questions ou préoccupations

KPD Services veut stimuler une ambiance de travail dans laquelle les collaborateurs se sentent libres et habilités à poser des questions et à formuler leurs préoccupations. Si vous percevez un comportement douteux ou n’êtes pas certain qu’une activité ou un acte déterminé soit en conformité avec le Code de Conduite, veuillez en parler avec Catherine Gressens, CEO et administratrice déléguée.

Questions


Si vous avez des questions et/ou des observations concernant ce Code de Conduite, veuillez contacter Catherine Gressens, CEO et administratrice déléguée, par e-mail à l’adresse cgressens@kpd.be.