KPD Services

Software voor de Bouw

Algemene verkoopsvoorwaarden

Artikel 1: Toepassingsgebied en definities

1.1 De onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle prestaties door KPD Services (hierna KPD) verricht voor een natuurlijke - of (al dan niet publiekrechtelijke) rechtspersoon (hierna de Klant).

1.2 Geen enkele bepaling in documenten van de Klant (onder meer diens algemene voorwaarden) is van toepassing op de door KPD geleverde/te leveren prestaties. Indien de schriftelijke voorkeur zou worden gegeven aan andere algemene voorwaarden gelden onderhavige Algemene Voorwaarden aanvullend.

1.3 Door het aangaan van een overeenkomst met KPD kent en aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden. De Klant verklaart de betekenis van alle in deze Algemene Voorwaarden, eventuele aanvullingen erop en in de offerte voorkomende technische begrippen te kennen en te begrijpen.

1.4 Onder Overmacht wordt, voor de toepassing van deze Algemene Voorwaarden, verstaan: iedere gebeurtenis waar KPD redelijkerwijze geen controle over heeft, inbegrepen maar niet beperkt tot stakingen, lockout, vertragingen of onderbrekingen in het vervoer, oorlogsdaden, oproer, brand, bevelen, verordeningen of voorschriften van de regering of de administratie, weersomstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk moeilijk of onmogelijk maken, daden van derden, ... onverschillig of deze problemen zich voordoen bij KPD of bij Klant en zonder dat KPD verplicht is de invloed daarvan aan te tonen.

Artikel 2: Offertes

2.1 Alle prijsoffertes uitgaande van KPD hebben een geldigheidsduur van maximaal 1 maand, tenzij schriftelijk anders vermeld.

2.2 De prijsoffertes worden vrijblijvend en zonder verbintenis van KPD bij wijze van inlichting op aanvraag verschaft.

2.3 In elk geval behoudt KPD al haar rechten van intellectuele eigendom op het concept van de geleverde software. Zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van KPD mogen deze geenszins verder worden gebruikt, gekopieerd of verhandeld.

Artikel 3: Bestellingen

3.1 Bestellingen zijn slechts geldig indien deze schriftelijk en uitdrukkelijk door KPD werden aanvaard. Voor elk document is een afzonderlijke schriftelijke en uitdrukkelijke aanvaarding vereist.

3.2 KPD zal haar verplichtingen van de overeenkomst uitvoeren naar best vermogen.

3.3 In geval van annulatie van de bestelling, opzegging van de overeenkomst of er door toedoen van de Klant geen uitvoering aan kan gegeven worden, zal de schade van KPD minimaal begroot worden op 30% van de prijs, onverminderd het recht voor KPD om eventuele hogere schade te bewijzen of om de uitvoering van de overeenkomst te vorderen.

3.4 Vanaf de datum van de ingebrekestelling tot betaling van deze schade is op het bedrag van de schadevergoeding een moratoire intrest van 10% verschuldigd.

3.5 Geplande werkdagen kunnen zonder kosten worden geannuleerd indien de annulatie ten laatste 24 uur voordien per fax of elektronische post is gebeurd. Bij gebreke hieraan zal de voorziene prestatie volledig worden gefactureerd en dit zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling. Zo de annulatie gebeurt voor 14 uur van de dag voor de geplande interventie, zal slechts 50% van de voorziene prestatie worden aangerekend.

3.6 KPD behoudt zich het recht voor de uitvoering van een bestelling te schorsen wanneer de rekening van de Klant bij KPD een negatief opeisbaar saldo vertoont of wanneer de Klant blijk geeft van een financieel onvermogen of van een negatieve solvabiliteit.

Artikel 4: Prijzen

4.1 De prijs is deze welke voorkomt in de offerte en/of bestelling. Prijscalculaties zijn indicatief en niet bindend.

4.2 De prijs is exclusief verplaatsingskosten, opleidingskosten en BTW, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke andersluidende vermelding.

4.3 De Klant kan geen schuldvergelijking toepassen.

Artikel 5: Eigendomsvoorbehoud en risicoregeling

5.1 De geleverde materialen blijven eigendom van KPD tot op het ogenblik van algehele betaling, in voorkomend geval inclusief moratoire intresten en de forfaitaire schadevergoeding. Wanneer de Klant de koopprijs van de materialen nog niet (volledig) heeft betaald zal de Klant derden (bijvoorbeeld een curator of schuldeisers) per aangetekend schrijven in kennis stellen van het eigendomsrecht van KPD, telkens wanneer de omstandigheden dit vereisen, onder meer doch niet beperkt tot het geval waarin een derde beslag dreigt te leggen of heeft gelegd op de goederen. De Klant zal KPD hiervan onverwijld per aangetekend schrijven op de hoogte brengen.

5.2 Bij niet-betaling van een factuur op de vervaldag heeft KPD het recht om, naast de onmiddellijke beËindiging van de overeenkomst, de reeds geleverde materi-alen terug op te halen met behoud van de reeds vereffende sommen als schadevergoeding.

5.3 De Klant maakt zich sterk dat, op eerste verzoek van KPD, meegedeeld zal worden waar de materialen zich bevinden, en dat deze op kosten en risico van de Klant terug ter beschikking zullen worden gesteld van KPD, indien KPD daarom verzoekt. Voor zoveel als nodig wordt bij deze aan KPD een onherroepelijk mandaat tot terugname verleend alsook een mandaat om hiertoe de nodige lokalen te betreden.

5.4 Het risico van de verkochte materialen gaat op de Klant over op het ogenblik van de wilsovereenstemming over de voorwaarden van de koop. Hierin is ook het risico in geval van vreemde oorzaak, toeval en overmacht, of gelijkaardige omstandigheden in hoofde van welke partij dan ook, begrepen.

Artikel 6: Betaling

6.1 Onze facturen zijn betaalbaar op de aangeduide vervaldatum zoals vermeld op de respectievelijke facturen. Facturen zijn betaalbaar op de zetel van KPD te Halen behoudens uitdrukkelijk andersluidend beding.

De facturen zijn als volgt door de Klant aan KPD betaalbaar:

  • Basislicenties en hardware: 30% bij bestelling (onmiddellijk), 70% bij levering/installatie
  • Jaarlijks onderhoud op licenties en/of maatwerk: jaarlijks op voorhand voor de geldende vervaldag
  • Maatwerk: op maandelijkse basis à rato van de gepresteerde werken per maand
  • Begeleidende en andere diensten: op maandelijkse basis à rato van de gepresteerde dienst per maand

6.2 De factuur is voldaan indien het volledige bedrag vermeld op de factuur ontvangen is op de bankrekening van KPD. Alle bankkosten verbonden aan de inning van het bedrag zijn voor rekening van de Klant. Aangestelden zijn niet bevoegd betalingen te ontvangen.

6.3 Facturen die niet per aangetekend schrijven binnen de acht dagen na verzending ervan betwist worden, worden als definitief aanvaard beschouwd.

6.4 Indien een factuur op de vervaldag niet of onvolledig is betaald, wordt deze van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaand saldo met een minimum van 50 EURO. Tevens is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlintrest verschuldigd aan 10% vanaf de vervaldag van de factuur (indien de wettelijke intrestvoet hoger is wordt deze toegepast). Bovendien worden advocaatkosten, en eventuele andere relevante invorderingskosten, gemaakt voor de inning van openstaande facturen, in rekening gebracht ten laste van de Klant.

6.5 De laattijdige, onvolledige of niet-betaling van een vervallen factuur maakt alle niet-vervallen facturen opeisbaar. Verwijlintresten (cf. art. 6.4.) zijn verschuldigd vanaf het ogenblik waarop de niet-vervallen facturen opeisbaar worden. Forfaitaire schadevergoeding is verschuldigd overeenkomstig art. 6.4.

6.6 KPD kan op ieder ogenblik de nodige waarborgen eisen van de Klant. Deze waarborgen gelden als opschortende voorwaarde voor het tot stand komen of de verdere uitvoering van de overeenkomst.

6.7 In de mate de Klant enige betalingsvoorwaarden of andere verplichtingen niet naleeft, heeft KPD het recht om haar verplichtingen op te schorten of uit te stellen in verband met andere lopende contracten tussen partijen.

6.8 Vertraging in de betaling door de Klant van bepaalde voorschotten op de verkoopprijs, kan aanleiding geven tot een evenredige vertraging in de leveringstermijn.

6.9 KPD heeft het recht om, ingeval van niet-tijdige betaling, de ontbinding van de overeenkomst te vorderen, tot buitengerechtelijke ontbinding over te gaan (zonder dat er hiertoe een voorafgaande ingebrekestelling vereist is), of - naar keuze van KPD - de gedwongen uitvoering van de overeenkomst te vragen, dit alles onverminderd het recht op schadevergoeding van KPD bij (vroegtijdige) beËindiging van de overeenkomst. Deze schade wordt forfaitair en onherroepelijk begroot op 30% van het overeengekomen factuurbedrag, onverminderd het recht van KPD om haar eventuele hogere schade te bewijzen.

Artikel 7: Aansprakelijkheid

7.1 Alle gevallen van Overmacht ontslaan KPD van haar aansprakelijkheid voor wat betreft het niet uitvoeren van haar verplichtingen binnen de vastgestelde termijn. In geval van Overmacht is KPD gerechtigd de overeenkomst voor zover deze nog niet is uitgevoerd hetzij gedurende de Overmachtsperiode op te schorten hetzij te annuleren zonder dat KPD gehouden is tot schadevergoeding.

7.2 KPD is niet aansprakelijk voor ongevallen of schade veroorzaakt aan personen of zaken, noch voor de schade te wijten aan zichtbare of verborgen gebreken van de geleverde goederen of werken of iedere andere tekortkoming, indien de goederen of werken door de klant geplaatst, geladen, gestockeerd, gebruikt of verwerkt worden zonder inachtneming van de specifieke instructies of gebruiksvoorwaarden van KPD, waarvan de Klant verklaart deze te kennen. In geval van ontbrekende goederen of werken is KPD alleen maar gehouden tot het aanvullen der ontbrekende goederen of werken. De materialen en producten zijn gewaarborgd conform de garantievoorwaarden van de fabrikant/leverancier der materialen en producten en dit gedurende een gelijke periode vanaf hun levering. De waarborg is in elk geval beperkt tot de vervanging en/of herstelling van de onderdelen die defect zijn tengevolge van een constructiefout, de verplaatsingskosten en heen- en terugzendingskosten.

De waarborg sluit elke andere schadevergoeding uit. KPD draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor schade aan goederen geleverd in onbewoonde, bewoonde of onafgewerkte gebouwen. De Klant is in dat geval verantwoordelijk voor het toezicht op de geleverde goederen.

KPD kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onderbrekingen, vertragingen, storingen en/of gegevensverlies. KPD verleent geen impliciete noch expliciete garantie op haar prestaties; de prestaties waartoe KPD zich verbindt houden een middelenverbintenis in en kunnen nooit als resultaatsverbintenis beschouwd worden. De opdrachtgever(s) blijven ten aanzien van derden volledig verantwoordelijk voor de inhoud en vorm van de geleverde prestaties en producten, die door hem/hen besteld werden bij KPD, verbonden aan de wet van 14 juli 1991 betreffende de handelspraktijken en de voorlichting en bescherming van de consument. De opdrachtgever(s) vrijwaren KPD ook voor alle aanspraken van derden. KPD kan op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor gebreken en disfuncties in producten of diensten afkomstig van derden of voor nalatigheid, verzuim of wanprestaties van deze derden.

De aansprakelijkheid van KPD is ook slechts beperkt tot de terugbetaling van de prijs van het niet-conforme deel van de prestatie en kan geen aanleiding geven tot enige andere vergoeding. KPD is niet aansprakelijk voor schade in de ruimste zin van het woord. Indien KPD aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid hoe dan ook beperkt tot:

  • In geval van levering van goederen: het factuurbedrag
  • In geval van dienstverlening: het bedrag van het overeengekomen honorarium, bij opdrachten met een langere looptijd verder beperkt tot het over de laatste 3 maanden verschuldigde honorariumgedeelte.

7.3 KPD is, behoudens haar eigen bedrog of opzettelijke fout, niet verantwoordelijk voor incidentele schade of gevolgschade (onder meer : financieel verlies, gederfde winst, personeelskosten, schade aan derden, verlies van inkomsten). De Klant doet dienaangaande afstand van verhaal ten aanzien van KPD en/of haar aangestelden. In het geval van bedrog of opzettelijke fout van haarzelf, zal de maximale aansprakelijkheid van KPD voor incidentele schade of gevolgschade de aankoopprijs van het materiaal niet overschrijden.

Artikel 8: Garantie en support en opleiding

8.1 Inzake garantie hanteert KPD enkel de standaardgaranties die door de fabrikanten op hun producten verleend wordt. Inzake garantie op door KPD uitgevoerde software-ontwikkeling, diensten of installaties verleent KPD gedurende maximaal 1 maand na oplevering en/of ingebruikname ervan door de klant garantie en support op de door KPD geleverde software, diensten en installaties. Deze garantie en support is enkel kosteloos en ten laste van KPD voor zover het daadwerkelijke en aantoonbare productiefouten betreft in door KPD opgeleverde software, diensten of installaties. In alle andere gevallen is deze support betalend. KPD kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor verkeerdelijk gebruik, manipulaties en nalatigheid door de klant noch in geval van overmacht. KPD beschouwt het als de verantwoordelijkheid van de klant-opdrachtgever alle, volledige en duidelijke informatie en medewerking aan haar te verstrekken, die nodig zijn voor de succesvolle uitvoering en werking van software-ontwikkeling, diensten of installaties door KPD. KPD distantieert zich van alle verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid indien dit door klant-opdrachtgever niet gerespecteerd werd.

8.2 KPD geeft geen opleiding in de door haar opgeleverde software, diensten en installaties tenzij uitdrukkelijk in de offerte vermeld.

8.3 Van al deze bepalingen kan enkel ten uitzonderlijken titel en mits uitdrukkelijk schriftelijk akkoord door elk der partijen afgeweken worden.

Artikel 9: Einde van de overeenkomst

9.1 KPD heeft het recht een einde te stellen aan de overeenkomst door eenvoudige uiting van haar wil zonder aanmaning of enige formaliteit in de volgende gevallen: 1. Niet vervulling door de Klant van een van haar wettelijke of contractuele verbintenissen, 2. Ontbinding of overdracht van de onderneming van de Klant of indiciën dat de Klant zijn beroepsactiviteit staakt, 3. Staking van betaling door de Klant, 4. Aanvraag om uitstel van betaling door de Klant, 5. Faillissement van de Klant, 6. Overlijden van de Klant, 7. Beslag ten laste van de Klant.

9.2 De Klant zal alle voor KPD schadelijke of kostelijke gevolgen van zijn nalatigheid moeten dragen. Al hetgeen de Klant aan KPD verschuldigd is, wordt in voorkomend geval onverwijld en ten volle opeisbaar.

Artikel 10: Ondeelbaarheid

De nietigheid of niet toepasselijkheid van één of meerdere van deze bepalingen tast geenszins de geldigheid van de andere voorwaarden aan. De nietigheid of niet toepasselijkheid van één of meerdere van deze bepalingen vormt in geen geval een reden om de overeenkomst te beëindigen.

Artikel 11: Jurisdictie en toepasselijk recht

11.1 In geval van geschil over een overeenkomst tussen de Klant en KPD, welke ook de aard en de plaats van de levering of prestaties mogen zijn, zullen uitsluitend de Rechtbanken van Leuven bevoegd zijn. De partijen kiezen woonplaats op de in de overeenkomst, de factuur of de bestelbon vermelde adressen. Indien de adressen verschillen zal de hiervoor aangehaalde volgorde bepalend zijn voor het juiste adres. Alle akten en exploten zullen op deze adressen betekend worden. Nochtans behoudt KPD zich het recht voor de betekeningen te doen aan het laatst door de Klant aan KPD opgegeven adres.

11.2 Al onze contracten zijn onderworpen aan de Belgische Wetgeving.

Verwerkersovereenkomst - DPA

Algemeen

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoons-gegevens die KPD SERVICES NV, met maatschappelijke zetel te 3545 Halen, Stadsbeemd 1013, en ingeschreven in de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer 0475.885.562, (hierna genoemd: KPD SERVICES’) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna genoemd: de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’).

KPD SERVICES en de Verwerkingsverantwoordelijke worden hierna gezamenlijk de ‘Partijen’ en afzonderlijk een ‘Partij‘ genoemd.

DEFINITIES

Heersende Wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR), de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (zoals gewijzigd) (hierna ‘de Wet van 8 december 1992’) en de andere relevante vigerende wettelijke voorschriften.

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna genoemd de ‘Betrokkene’); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoons-gegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheids-instantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het EU-recht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de Verwerkings-verantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.

Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.

Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de Persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk Persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het EU-recht of het lidstatelijke recht gelden echter niet als Ontvangers; de verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn.

Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsver-antwoordelijke of de Verwerker gemachtigd zijn om de Persoonsgegevens te verwerken.

Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

OVERWEGENDE DAT

  • KPD SERVICES een onderneming is die actief is in de Belgische bouwsector. Meer specifiek ontwikkelt KPD SERVICES softwareapplicaties voor ondernemingen actief in de bouwsector om bedrijfsprocessen te optimaliseren.
  • KPD SERVICES haar softwareapplicaties ter beschikking stelt van de Verwerkingsverantwoordelijke. KPD SERVICES treedt op als Verwerker van de aangeleverde Persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke.
  • KPD SERVICES software levert en daarbij onder meer voorziet in beheer van rechten authorisatie, verwijderingsfunctionaliteiten etc. De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor het correct instellen van gebruikers en gebruikersrechten in de geleverde software.
  • KPD SERVICES het beheer van de servers van de Verwerkingsverantwoordelijke kan verrichten (enkel op vraag). De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor de beveiliging van de servers en computermaterialen.
  • De Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is voor de aan KPD SERVICES verstrekte en te verstrekken Persoonsgegevens. KPD SERVICES verwerkt de Persoonsgegevens slechts in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke. 
  • KPD SERVICES de passende technische en organisatorische maatregelen biedt opdat de Verwerking aan de vereisten van de heersende wetgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene worden gewaarborgd.
  • Partijen de tussen hen onafhankelijke samenwerking wensen te formaliseren middels onderhavige overeenkomst (hierna de ‘Verwerkersovereenkomst’). De samenwerking kenmerkt zich door de afwezigheid van enige band van ondergeschiktheid, en dit overeenkomstig de volgende voorwaarden en modaliteiten.

WORDT OVEREENGEKOMEN EN AANVAARD HETGEEN VOLGT

Artikel 1: Voorwerp

1.1.    KPD SERVICES verwerkt de door of via de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst. KPD SERVICES zal de Persoons-gegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen (hierna de ‘Opdracht’).

1.2.    KPD SERVICES kan Persoonsgegevens (bv. naam, voornaam, rijksregisternummer, telefoonnummer, adres, e-mailadres, rekeningnummer, afbeelding, gezinssamenstelling, opleiding, functie, etc.) van Betrokkenen (bv. klanten, klantcontactpersonen van de Verwerkingsverantwoordelijke, werknemers van de Verwerkingsverantwoordelijke, leveranciers van de Verwerkingsverantwoordelijke etc.) verwerken die op basis van legitieme rechtsgronden (toestemming van de betrokkene, noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting, bescherming van vitale belangen, taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang) en voor legitieme doeleinden (bv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (klantenbeheer, etc.), om de overeenkomst te kunnen uitvoeren, om de betrokkene te voorzien van informatieve nieuwsberichten m.b.t. de onderneming, om de kwaliteit van diensten of informatie te verbeteren, etc.) verkregen zijn door de Verwerkingsverantwoordelijke.

Categorieën van Persoonsgegevens

De verwerkte Persoonsgegevens zijn de persoonlijke gegevens die door de Verwerkings-verantwoordelijke aan KPD SERVICES worden verstrekt, zoals voornaam, naam, rijksregisternummer, telefoonnummer, adres, e-mailadres, 
rekeningnummer, afbeelding, gezinssamenstelling, opleiding, functie, locatiegegevens, log-in informatie. Deze lijst is niet-limitatief.

Categorieën van Betrokkenen

Betrokkenen zijn de personen van wie de Persoonsgegevens door de Verwerkings-verantwoordelijke aan KPD SERVICES worden verstrekt, zoals klanten, klantcontact-personen, werknemers en leveranciers van de Verwerkingsverantwoordelijke. Deze lijst is niet-limitatief.

Toegestane rechtsgronden

De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor de legitieme rechtsgrond van de Verwerking ten aanzien van de Betrokkene. Partijen verklaren dat de Verwerking door KPD SERVICES noodzakelijk is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.

Toegestane doeleinden

De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor het legitiem doeleinde van de Verwerking ten aanzien van de Betrokkene. Partijen verklaren dat de Verwerking door KPD SERVICES noodzakelijk is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst.

1.3.    De Verwerkingsverantwoordelijke zorgt ervoor dat de Persoonsgegevens van de Betrokkene(n) op geldige wijze zijn verkregen en hij beschikt over een legitieme rechtsgrond en doeleinde voor de Verwerking. KPD SERVICES gaat de geldigheid van de rechtsgrond en het doeleinde niet na en kan dan ook niet aansprakelijk worden gehouden voor enig frauduleus handelen van de Verwerkingsverantwoordelijke.

1.4.    De Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, onder meer met betrekking tot doorgiften van Persoons-gegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op KPD SERVICES van toepassing zijnde EU-rechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling hem tot Verwerking verplicht; in dat geval stelt KPD SERVICES de Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de Verwerking, in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

1.5.    KPD SERVICES stelt de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis indien zij meent dat een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke inbreuk maakt op de Heersende Wetgeving

1.6.    De omschrijving van de Opdracht is niet limitatief en kan, mits onderling akkoord tussen de Partijen, herzien worden in functie van de behoeften van de Verwerkingsver-antwoordelijke. Hiertoe zal een addendum bij deze Verwerkersovereenkomst worden opgesteld en ondertekend.

Artikel 2: Duur en beëindiging

2.1.    De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Hoofdovereenkomst. Indien de Hoofdovereenkomst (vroegtijdig) wordt beëindigd, eindigt deze Verwerkersovereenkomst ook. Indien echter de dienstverlening van KPD SERVICES aan de Verwerkingsverantwoordelijke (nog) voortduurt – ook na het einde van de Hoofdovereenkomst – blijft deze Verwerkersovereenkomst ook gelden voor de Verwerking van Persoonsgegevens. 


2.2.     Na de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst, en/of na beëindiging van de dienstverlening aan de Verwerkingsverantwoordelijke, is KPD SERVICES gehouden om na een verzoek daartoe van de Ver-werkingsverantwoordelijke en uiterlijk binnen 30 dagen na beëindiging van de Verwerkersovereenkomst de door de Verwerkings-verantwoordelijke verstrekte (Persoons)gegevens terug te geven (dan wel om de Verwerkingsverantwoordelijke in de gelegenheid te stellen deze gegevens digitaal te verkrijgen). Eventuele resterende (kopieën van) (Persoons)gegevens en/of backups dienen volgend op de beëindiging door KPD SERVICES binnen 90 dagen te worden vernietigd tenzij opslag van de Persoonsgegevens EU-rechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.

2.3.     KPD SERVICES zal te allen tijde de in het vorig lid beschreven overdraagbaarheid van Persoonsgegevens waarborgen zodat er geen sprake is van verlies van functionaliteit of (delen van) de Persoonsgegevens.

Artikel 3: Beveiligingseisen

3.1.     KPD SERVICES zal zorgdragen voor passende technische en organisatorische maat-regelen om Pesoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De te nemen maatregelen sluiten aan bij de stand van de techniek.

3.2.    KPD SERVICES heeft op heden volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen ten voordele van de Verwerkingsverantwoordelijke:

  •  gebruik van een veiligheidsbeleid
  •  benoeming van een Data Protection Officer:
  • Catherine Gressens, CEO KPD Services, v.v. CMG2 bvba, Gedelegeerd bestuurder KPD Services nv
  • E-mail: privacy@kpd.be
  • Tel.: +32 (0) 13 460 460
  •  gebruik van erkende IT-tools om GDPR compliance aan te tonen zoals o.a. Microsoft Bitlocker, Windows Rights Management Server, Watchguard en dergelijke.

3.3.    De veiligheidsmaatregelen bieden een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de Verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

3.4.    De veiligheidsmaatregelen zijn adequaat en voldoen aan de relevante standaarden en kwaliteitseisen.

3.5.     Op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke zal KPD SERVICES documentatie overleggen waarin de getroffen maatregelen staan beschreven en zal KPD SERVICES audits, waaronder inspecties, door de Verwerkingsverantwoordelijke of een door de Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur mogelijk maken en eraan bijdragen. Meer specifiek mag de auditeur zich toegang verschaffen tot de locatie en lokalen van KPD SERVICES waar Persoonsgegevens verwerkt worden. De auditeur dient KPD SERVICES hiervoor op gepaste wijze te informeren en zich binnen de regelmatige werkuren discreet aan te bieden op de locatie en lokalen van KPD SERVICES.

3.6.     De kosten van audits op het verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke worden gedragen door de Verwerkingsverantwoordelijke.

3.7.     KPD SERVICES biedt een systeem dat in technisch opzicht adequaat beveiligd is. Het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om op de juiste en passende wijze gebruik te maken van het systeem.

Artikel 4: Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

4.1.    Enig (vermoeden van een) datalek zal onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke worden gemeld teneinde de vervolgstappen te bespreken. Een en ander moet worden afgesproken in het kader van de meldingsplicht die de Verwerkingsverantwoordelijke heeft ten aanzien van de toezichthoudende autoriteit. Een dergelijk (vermoeden van een) datalek moet niet alleen door KPD SERVICES aan de Verwerkingsverantwoordelijke worden gemeld, maar tevens zo spoedig mogelijk door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de toezichthoudende autoriteit. Dit is in het belang van het stoppen van een eventueel datalek.

4.2.    KPD SERVICES zal binnen de 24 uren na vaststelling van een (vermoedelijk) datalek de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan op de hoogte stellen en indien mogelijk de reeds genomen stappen toelichten. KPD SERVICES heeft geen plicht tot melding aan de toezichthoudende autoriteit.

4.3.     De Verwerkingsverantwoordelijke zal op zijn beurt binnen de 72 uren na vaststelling van een (vermoedelijk) datalek de toezichthoudende autoriteit hiervan op de hoogte stellen en indien mogelijk de reeds genomen stappen toelichten. Indien er sprake is van gevoelige data dient eveneens de Betrokkene op de hoogte te worden gesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke.

4.4.    In de in artikel 4.1. bedoelde melding wordt in ieder geval het volgende omschreven of meegedeeld:

  • de aard van het incident of het datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van Betrokkenen en registraties van Persoonsgegevens in kwestie en, bij benadering, het aantal Betrokkenen en registers van Persoonsgegevens in kwestie;
  • de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen indien deze personen beschikbaar zijn;
  • de waarschijnlijke gevolgen van het incident of het datalek voor zover te overzien door KPD SERVICES;
  • de maatregelen die KPD SERVICES voorstelt om het incident of het datalek aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.

4.5.     Na de melding van een incident of datalek aan Verwerkingsverantwoordelijke zal KPD SERVICES de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het incident of datalek en de maatregelen die KPD SERVICES heeft getroffen om de omvang van het incident of datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen.

Artikel 5: Geheimhouding

5.1.    Op KPD SERVICES rust ingevolge de Heersende Wetgeving een wettelijke geheim-houdingsverplichting. KPD SERVICES is gehouden de ontvangen Persoonsgegevens als vertrouwelijk te behandelen.

5.2.   KPD SERVICES verplicht zijn (oud-) werknemers en/of onderaannemers tot geheim-houding met betrekking tot alle Persoonsgegevens waarvan zij in het kader van de levering van haar diensten kennisnemen.

5.3.     De verstrekte Persoonsgegevens worden door KPD SERVICES niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke aan Derden ter be-schikking gesteld, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke daartoe krachtens enige wetsbepaling, voorschrift of andere regelgeving verplicht is.

5.4.     Indien KPD SERVICES een verzoek of een bevel van een Belgische of buitenlandse toezichthouder of een opsporings-, strafvorderings- of nationale veiligheidsinstantie ontvangt om (inzage in) (Persoons)gegevens te verschaffen, waaronder maar niet beperkt tot een verzoek op grond van de USA Patriot Act, zal KPD SERVICES de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld informeren. Bij de behandeling van het verzoek of bevel zal KPD SERVICES alle redelijke verzoeken van de Verwerkingsverantwoordelijke in acht nemen (waaronder de instructie om de behandeling van het verzoek of bevel geheel of gedeeltelijk aan de Verwerkingsverantwoordelijke over te laten) en alle redelijkerwijs benodigde medewerking verlenen. In het geval er sprake is van een verplichting van een overheid tot geheimhouding van een verzoek of bevel zal KPD SERVICES trachten zo veel mogelijk in het belang van de Verwerkingsverantwoordelijke te handelen.

Artikel 6: Andere verwerkers

6.1.    KPD SERVICES neemt geen andere Verwerker in dienst zonder voorafgaande specifieke of algemene schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke. In het geval van algemene schriftelijke toestemming licht KPD SERVICES de Verwerkings-verantwoordelijke in over beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van andere Verwerkers, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te make

Een lijst van (sub)Verwerkers is opvraagbaar via privacy@kpd.be .

6.2.    Wanneer KPD SERVICES een andere Verwerker in dienst neemt om voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke specifieke verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere Verwerker bij een overeenkomst of een andere rechtshandeling krachtens EU-recht of lidstatelijk recht dezelfde verplichtingen inzake gegevens-bescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst of andere rechtshandeling tussen de Verwerkingsverantwoordelijke en KPD SERVICES zijn opgenomen, met name de verplichting afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen te bieden opdat de Verwerking aan de Heersende Wetgeving voldoet.

6.3.    Wanneer de andere Verwerker zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de KPD SERVICES ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere Verwerker.

Artikel 7: Betrokkene

7.1.    KPD SERVICES zal handelen naar de aanwijzingen van de Verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot een verzoek van een Betrokkene omtrent diens Persoonsgegevens.

7.2.    In het geval een Betrokkene enig verzoek doet met betrekking tot zijn of haar Persoonsgegevens aan KPD SERVICES, zal KPD SERVICES een dergelijk verzoek onverwijld doorwijzen naar de Verwerkingsverantwoordelijke in diens rol als ver-antwoordelijke.

7.3.    KPD SERVICES verleent, rekening houdend met de aard van de Verwerking en voor zover mogelijk, de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

8.1.     De Partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. De in dit artikel geregelde aansprakelijkheid heeft uitsluitend betrekking op de aansprakelijkheid ten gevolge van een inbreuk op de Heersende Wetgeving.
8.2.     KPD SERVICES vergoedt en vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke voor alle claims, acties, aanspraken van derden en voor alle schade en verliezen (waaronder ook administratieve geldboetes) die rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeien uit een Verwerking van Persoonsgegevens wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot de Verwerkers gerichte verplichtingen volgens de Heersende Wetgeving of wanneer buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de verwerkings-verantwoordelijke is gehandeld.
8.3.     De Partijen dragen zorg voor een afdoende dekking van hun aansprakelijkheid.
8.4.     Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van KPD SERVICES opgeschort en is KPD SERVICES van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis jegens de Verwerkingsverantwoordelijke.
 

Artikel 9: Intellectuele eigendom

Onverminderd enig andersluidende schriftelijke afspraak, blijven alle intellectuele eigendoms-rechten met betrekking tot de door KPD SERVICES geleverde diensten of producten eigendom van KPD SERVICES en worden deze in geen geval aan de Verwerkingsverantwoordelijke overgedragen.

Artikel 10: Varia

10.1.  Deze Verwerkersovereenkomst vervangt alle vroegere overeenkomsten, mondeling en/of schriftelijk, betreffende het voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst en omvat het volledige akkoord tussen Partijen. Deze Verwerkersovereenkomst kan alleen gewijzigd worden bij een schriftelijke en door de Partijen getekende overeenkomst.

10.2.  Partijen verbinden zich ertoe niets bekend te maken met betrekking tot deze Verwerkersovereenkomst, tenzij in geval van (i) een wettelijke of reglementaire verplichting, (ii) een gerechtelijk onderzoek, of (iii) een gerechtelijke procedure. In dit geval dient de andere Partij op voorhand ingelicht te worden over de timing en de inhoud van de mededeling.

10.3.  Geen enkele Partij bij deze Verwerkersovereenkomst kan geacht worden afstand te hebben gedaan van een recht of aanspraak die zij heeft onder of ten gevolge van deze Verwerkersovereenkomst tenzij deze afstand schriftelijk is meegedeeld.

10.4.  Indien enige verbintenis of modaliteit in deze Verwerkersovereenkomst onafdwingbaar zou zijn of strijdig met een bepaling van dwingend recht, zal deze onafdwingbaarheid of ongeldigheid de geldigheid en afdwingbaarheid niet beïnvloeden van andere bepalingen in de Verwerkersovereenkomst, en evenmin van dat deel van de desbetreffende bepaling dat niet strijdig is met dwingend recht. De onwettige, ongeldige of onafdwingbare bepaling zal automatisch geacht worden vervangen te zijn door een bepaling die wettig, geldig en afdwingbaar is en zo nauw mogelijk aansluit bij de intentie die aan de onwettige, ongeldige of onuitvoerbare bepaling ten grondslag lag en zal deze in gewijzigde vorm worden toegepast.

10.5.  De Verwerkingsverantwoordelijke mag haar rechten of verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst niet overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toe-stemming van KPD SERVICES.

Artikel 11: Toepasselijk recht en bevoegdheid

11.1.  Deze Verwerkersovereenkomst wordt exclusief beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.

11.2.  De rechtbanken van Limburg zijn exclusief bevoegd voor elk geschil betreffende deze Verwerkersovereenkomst.

Tevreden klanten