KPD Services

Software voor de Bouw

Code of Conduct

Datum: augustus 2018

Doel: een woordje uitleg

Dag in, dag uit, terwijl we werken aan een sterker KPD Services, zijn we gefocust op onze job – nieuwe klanten binnenhalen, bestaande accounts uitbreiden, als eerste nieuwe producten en diensten lanceren en een uitstekende service aan onze klanten verlenen.

Maar de manier waarop we te werk gaan is even belangrijk. Onze handelingen dienen samen te vallen met de waarden van KPD Services en dicht aan te leunen bij deze Gedragscode en het bedrijfsbeleid. “De manier waarop we werken” wil zeggen dat we handelen met integriteit – dat we ons voortdurend op zo’n wijze gedragen dat we het vertrouwen van collega’s, klanten, de gemeenschap en anderen verdienen. Er staat veel op het spel met hoe we werken: onze relaties, onze reputatie en zelfs het vermogen om zaken te blijven doen.

Bij het aanboren van nieuwe markten, het verwelkomen van nieuwe collega’s en het uitbreiden van onze producten en diensten, moeten we diversiteit omarmen. Terwijl we dit doen, moeten we er ook naar streven om bij KPD Services als een eenheid te handelen, gedefinieerd en aangestuurd door onze gemeenschappelijke waarden:

  • We halen onze doelen: We behalen resultaten voor onze klanten, onze aandeelhouders en elkaar.
  • We doen het juiste: We zijn eerlijk, betrouwbaar en oprecht in onze handelingen. We handelen met integriteit.
  • We dagen onszelf uit: We gaan verder dan het status quo, leren en groeien, en innoveren om onze processen te verbeteren en betere resultaten te behalen.
  • We werken samen met andere visies: We werken samen ten voordele van het team en het bedrijf – ongeacht de functies. We delen kennis en ondersteunen elkaar.
  • We maken het verschil: We hebben een positieve invloed op de mensen rondom ons, onze gemeenschap en de wereld. We moedigen anderen aan om ook het verschil te maken.
  • We doen dit alles met zorg, waarbij veiligheid prioritair is.

De dagelijkse handelingen van alle KPD Services-medewerkers definiëren het bedrijf. We moeten dus allemaal onze verantwoordelijkheid opnemen en de Gedragscode van KPD Services naleven. Onze gedragscode bevat richtlijnen over hoe we ons dienen te gedragen en hoe we moeten omgaan met onze klanten, collega’s, leveranciers, concurrenten en de gemeenschap. Alle medewerkers en leidinggevenden dienen de Gedragscode na te leven.

Ik raad u aan om u deze Gedragscode eigen te maken. Indien u van mening bent dat onze Gedragscode een bepaald probleem, een vraag of een zorg niet aanhaalt, meldt dit dan aan uw leidinggevende of via mail op privacy@kpd.be.

De uitstekende reputatie van KPD Services is één van onze grootste troeven. Het reflecteert de ingesteldheid en de handelingen van onze medewerkers, die de gedragscode jarenlang hoog in het vaandel hebben gedragen. Ik reken op u om onze reputatie te beschermen en te verstevigen, door de waardes na te leven en u toe te leggen om de hoge normen uit onze Gedragscode na te leven, en altijd in gedachten te houden dat we altijd proberen om het juiste te doen.

Engagement om de hoogste ethische en wettelijke normen na te streven

KPD Services is geëngageerd om de hoogste wettelijke en ethische normen na te streven, ongeacht wanneer en waar we zaken doen. Onze Gedragscode voorziet in basisrichtlijnen die ons helpen om goede beslissingen te maken in naam van het bedrijf, om op een ethische manier onze job uit te oefenen, en dit met inachtneming van het beleid en de procedures van KPD Services.

De Gedragscode en ons bedrijfsbeleid voorzien in begeleiding in verschillende situaties. Richtlijnen kunnen evenwel nooit anticiperen op elke zorg en vraag. Daarom vertrouwt KPD Services erop dat u altijd uw gezond verstand gebruikt – en om raad te vragen als u een probleem heeft dat niet beschreven werd in deze Gedragscode (hierna: Code).

Het handhaven van de Code en het naleven van de wet

Waar u ook werkt of in welke functie, als medewerker van KPD Services bent u verplicht om:

  • De basisprincipes van de Code te volgen. De Code is van toepassing op het hele bedrijf en alle medewerkers en leidinggevenden van KPD Services. Bovendien verwachten we van onze zelfstandige medewerkers dat ook zij de basisprincipes van de Code volgen.
  • U de Code eigen te maken en het beleid, de procedures en handleidingen van KPD Services die van toepassing zijn op uw job, na te leven.

Rapportering te goeder trouw en vragen stellen

U dient onmiddellijk en te goeder trouw te melden als een handeling van een collega of een zelfstandige medewerker een schending van de Code zou kunnen zijn. Als u met opzet een mogelijke schending van de Code niet rapporteert of relevante en essentiële informatie betreffende een schending achterhoudt, kan u onderworpen worden aan sancties, inclusief het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Indien u vragen heeft of een handeling al dan niet gepast is, bespreek dit dan met uw leidinggevende of met human resources. U mag ook een rapportering te goeder trouw opmaken met daarin eventuele schendingen van de Code. Deze mag doorgestuurd worden naar privacy@kpd.be.

Confidentialiteit en geen vergeldingen

We leggen er ons op toe om werknemers te beschermen die te goeder trouw rapporteringen doen, advies vragen of vragen stellen. Ons antivergeldingsbeleid heeft tot doel een werknemer te beschermen die een probleem aankaart, een schending van de Code rapporteert of meewerkt aan een onderzoek. Het is zo opgesteld om u te beschermen tegen ongegronde acties door KPD Services, andere KPD Services-medewerkers, een manager of een verantwoordelijke. Indien u het gevoel heeft dat u het slachtoffer bent van een vergeldingsactie, gelieve dan uw manager of verantwoordelijke te contacteren.

Als u een rapportering te goeder trouw doet of u zoekt hulp om een probleem of bezorgdheid aan te kaarten, zal KPD Services meteen reageren. We proberen er ook naar te streven dat uw bezorgdheid met de nodige gevoeligheid en confidentialiteit wordt behandeld. Evenwel verwachten we van u dat u het nodige doet om de confidentialiteit van het rapport, en alle eventuele onderzoeksprocessen die hierop volgen, te bewaren, door deze materie niet te bespreken met collega’s.

Niet-naleving van de Code

Elke tekortkoming om de Code na te leven zal resulteren in een gepaste sanctie, inclusief het beëindigen van de arbeidsovereenkomst, gerechtelijke vervolging en de vergoeding van verliezen of schade ten gevolge van de schending. De sanctie zal gebaseerd worden op elementen zoals de ernst en de regelmaat waarmee de schending werd uitgevoerd.

In uitzonderlijke gevallen kan KPD Services ervoor kiezen om af te zien van sommige bepalingen in de Code voor bepaalde medewerkers, verantwoordelijken of managers. De beslissing om een vrijstelling te verlenen aan een uitvoerende manager of een lid van de Raad van Bestuur, kan enkel genomen worden door de Raad van Bestuur (of een orgaan van de Raad van Bestuur), en, in dat geval, zal KPD Services meteen en publiekelijk de vrijstelling bekend maken en hiervoor een verklaring geven.

Verantwoordelijkheden van de managers

Als KPD Services-verantwoordelijke of manager, bent u verantwoordelijk voor het begrijpen en naleven van de Code, de dagelijkse toepassing ervan en bent u bewust van de ethische normen van uw zakelijk gedrag. Bovendien bent u verantwoordelijk om de Code te handhaven binnen uw verantwoordelijkheden. Indien u medewerkers heeft die rechtstreeks aan u rapporteren, zorg dan dat ze de Code lezen en dat ze deze handhaven, evenals het bedrijfsbeleid en de procedures.

U bent ook verplicht om vragen, bezorgdheden of problemen die extra aandacht vragen, te verwijzen naar de juiste organen binnen KPD Services, zoals HR of het management team.

Updates

KPD Services zal regelmatig de inhoud van deze Code evalueren, evenals het relaterende bedrijfsbeleid. We zullen in geval van wettelijke wijzigingen, wijzigingen in het bedrijfsbeleid of andere essentiële ontwikkelingen, deze Code wijzigen indien noodzakelijk.

Bevorderen van een respectvolle werkplek

Bij KPD Services streven we naar een solidaire en respectvolle werkplek, waarin werknemers elkaars waardigheid respecteren. Elk gedrag dat afbreuk doet aan de waardigheid van onze werknemers is in strijd met onze waarden en hoort niet thuis in onze werkcultuur. Als vertegenwoordiger van KPD Services dient men de culturen en gebruiken te respecteren van de mensen waarmee men werkt.

Diversiteit en gelijke kansen

KPD Services streeft naar een diverse werkplek, een sfeer waar wederzijds respect centraal staat en waar elkaars verschillen naar waarde worden geschat. We voorzien zoals het hoort in gelijke kansen – en het is belangrijk voor ons succes.

Om te verzekeren dat we de toepasselijke arbeidswetten naleven en niet discrimineren, zijn de regels van KPD Services omtrent rekrutering, aanwerving, vergoeding, promotie, overdraging, opleiding, corrigerende maatregelen en samenwerkingsbeëindiging enkel en alleen gebaseerd op de kwalificaties van een individu en zijn/haar capaciteiten om de functie tot een goed einde te brengen. Enkel criteria die belangrijk zijn voor het uitoefenen van een functie worden in aanmerking genomen.

Intimidatie en respect op de werkvloer

Respect voor elkaar ligt aan de basis van de KPD Services-cultuur. Het gebrek aan respect kan de productiviteit van de werknemers ondermijnen en het succes van KPD Services in gevaar brengen. Om een sfeer van wederzijds respect te waarborgen, zal KPD Services geen enkele vorm van intimidatie tolereren, ongeacht of het gaat om fysiek, emotioneel of verbaal geweld. We verbieden elke vorm van intimidatie, zowel door een werknemer, een tijdelijke werknemer of door een externe vertegenwoordiger, waarbij:

  • Onderwerping aan intimidatie of kwetsend gedrag een expliciete of impliciete voorwaarde uitmaakt van de tewerkstelling;
  • Onderwerping aan of afwijzing van intimidatie of kwetsend gedrag gebruikt wordt als basis voor de tewerkstellingsbeslissing; of
  • De intimidatie of het kwetsend gedrag tot doel heeft of als resultaat heeft dat de individuele productiviteit van een werknemer beïnvloed wordt, of dat een intimiderende, vijandige of kwetsende werkplek wordt gecreëerd.

In geval van vragen of zorgen betreffende intimidatie of indien u graag meer informatie wenst over het anti-intimidatiebeleid van KPD Services, kunt u altijd terecht bij uw HR-verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Geweld op de werkvloer

Alle werknemers van KPD Services hebben het recht om hun job uit te oefenen in een werksfeer vrij van geweld, pesterijen, bedreigingen of intimidatie. Zowel op het werk als in werkgerelateerde relaties zou een werknemer van KPD Services nooit moeten vrezen voor zijn/haar persoonlijke veiligheid of de veiligheid van zijn/haar gezin. In geval van geweld, pesterijen of bedreigingen, dient u met uw manager of de HR-verantwoordelijke hierover te spreken, of indien nodig, de gepaste nooddiensten bellen.

KPD Services verbiedt het bezit en gebruik van wapens op bedrijfseigendom of tijdens werkgerelateerde zaken.

In geval van vragen of zorgen betreffende geweld op de werkvloer of indien u graag meer informatie wenst over het bedrijfsbeleid, kunt u altijd terecht bij uw HR-verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

KPD Services neemt zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid ernstig. We geloven in eerlijke vergoeding voor onze werknemers overeenkomstig de regelgeving. KPD Services promoot een goede gezondheid bij onze werknemers, onze klanten en de klanten van onze klanten door bij te dragen aan programma’s en initiatieven die de levenskwaliteit verbeteren in de gemeenschappen waar onze werknemers werken en leven. We respecteren de rechten van alle mensen en eisen dat onze werknemers dit ook doen. KPD Services doet niet aan kinderarbeid, noch accepteren we mishandeling van individuen die zaken doen met, of in naam van, KPD Services.

Promoten van veiligheid, gezondheid en duurzaam milieu

Engagement voor een veilige en gezonde werkplek

KPD Services draagt de veiligheid en gezondheid van haar werknemers hoog in het vaandel, evenals de veiligheid en de gezondheid van de gemeenschap en het milieu waarbinnen we handelen. Elk van ons is verantwoordelijk om de toepasselijke veiligheids- en gezondheidswetten toe te passen en om het veiligheidsbeleid van KPD Services te kennen, te begrijpen en na te leven. We hebben elk een persoonlijke verantwoordelijkheid om de werkplek veilig te houden en om het materiaal en de toebehoren van KPD Services op een veilige manier te gebruiken, gebruikmakend van het gezond verstand.

Indien u als werknemer situaties tegenkomt die uw gezondheid of veiligheid in het gedrang brengen, meldt uw bezorgdheden dan meteen aan uw HR-verantwoordelijke, of indien nodig, aan de gepaste nooddiensten.

Drugs en alcohol

Alcohol- en druggebruik kan de gezondheid en de veiligheid van onze werknemers schaden en nadelige effecten hebben op de werkprestaties en de reputatie van KPD Services. Zowel op kantoor als tijdens prestaties buiten kantoor, is het niet toegelaten onrechtmatig gereguleerde stoffen te produceren, verkopen, distribueren, verdelen, bezitten of gebruiken.

KPD Services tolereert niet dat werknemers alcohol of drugs innemen of onder invloed zijn van alcohol of drugs tijdens het werk, inclusief autorijden tijdens de werkuren. Er kunnen uitzonderingen gemaakt worden voor alcoholgebruik in geval van sociale evenementen waar voorafgaandelijk toestemming voor werd gegeven en waar werknemers zich waardig gedragen.

Indien u vermoedt dat een collega onder invloed van alcohol of drugs zou zijn en hiermee het beleid van KPD Services overtreedt, dient u dit onmiddellijk te melden aan een verantwoordelijke. Werknemers die het drugs-en alcoholbeleid van KPD Services overtreden, kunnen strafrechtelijk vervolgd worden en kunnen een disciplinaire sanctie krijgen, inclusief beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst.

In geval van vragen en zorgen betreffende het drugs- en alcoholbeleid of indien u meer informatie wilt over het bedrijfsbeleid, kunt u altijd terecht bij uw HR-verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Engagement voor duurzaamheid en de bescherming van het milieu

Bij KPD Services zijn we geëngageerd om hetgeen te beschermen wat voor ons belangrijk is: proper water, veilig eten, voldoende energie en een gezonde omgeving. Gesterkt door de expertise van onze werknemers, gecombineerd met onze inzet voor sociale verantwoordelijkheid, biedt ons aanbod waarde aan onze klanten en de economie – en draagt het bij aan een duurzamere wereld.

Handelen in het belang van KPD Services

KPD Services verwacht dat werknemers situaties vermijden die conflicten kunnen veroorzaken tussen hun persoonlijke belangen en die van het bedrijf.

Belangenconflict

Belangenconflicten ontstaan indien uw persoonlijke activiteit of interesse de zakelijke belangen van KPD Services verstoren.

Belangenconflicten kunnen ontstaan in verschillende situaties, zowel direct (u bent betrokken) als indirect (iemand waarmee u een persoonlijke relatie heeft is betrokken). U dient belangenconflicten correct aan te kaarten. Bijvoorbeeld:

  • Extern(e) tewerkstellingsverband- of activiteiten: U dient niet extern te werken indien de tewerkstelling (i) uw verplichtingen binnen KPD Services verstoren, (ii) ervoor zorgt dat u concurreert of werkt voor een concurrerend bedrijf, of (iii) ertoe leidt dat u diensten of hulp verleent aan een concurrerend bedrijf. Externe tewerkstelling waarvoor u gebruik dient te maken van KPD Services-tijd, faciliteiten of eigendom, wordt beschouwd als een belangenconflict. Om te evalueren of een tweede job een belangenconflict kan worden, zijn werknemers verplicht om goedkeuring te vragen aan hun verantwoordelijken vooraleer ze een bijkomende tewerkstelling buiten KPD Services mogen aanvaarden.
  • Directeurschap: Indien u een positie als directeur wilt opnemen in een bedrijf of non-profitorganisatie, dient u uw plannen kenbaar te maken aan uw verantwoordelijke voorafgaand aan aanvaarding van de functie. Voorafgaande goedkeuring van de CEO van KPD Services is noodzakelijk indien u een functie opneemt als bestuurslid in een overheidsbedrijf. Als onderdeel van het goedkeuringsproces zal KPD Services bepalen of uw betrokkenheid het voorwerp van een belangenconflict zou kunnen uitmaken. Natuurlijk kan u nooit een functie als directeur, manager of consultant van een concurrerend bedrijf opnemen.
  • Investeringen: Indien u, of een direct familielid dat bij u woont, meer dan één procent (1%) van de aandelen van een concurrerend(e) bedrijf, leverancier of klant bezit, dient u dit kenbaar te maken aan KPD Services. Zelfs wanneer er sprake is van een minderheidsaandeelhouderschap bij een concurrerend(e) bedrijf, leverancier of klant, kan dit een belangenconflict uitmaken. Binnen het beleid van KPD Services geldt dat zakelijke of financiële belangen van inwonende familieleden ook tot de eigen financiële belangen behoren.
  • Zakelijke opportuniteiten: Als werknemer dien je nooit een persoonlijk voordeel te halen uit zakelijke opportuniteiten waarin KPD Services belangen zou hebben. U dient de opportuniteiten ook niet beschikbaar te maken voor anderen indien u weet dat KPD Services een belang heeft in die opportuniteit.
  • Familieleden: Indien familieleden of naasten bij KPD Services werken of bij een concurrent, leverancier of klant, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de verantwoordelijke om eventuele belangenconflicten te vermijden.
  • Overheidsdiensten: KPD Services moedigt werknemers aan om actief lid te zijn van de gemeenschap en deel te nemen in overheden, maar het bekleden van bepaalde functies kan een belangenconflict inhouden. Indien u van plan bent om deel te nemen aan verkiezingen of een ambt te bekleden, dient u eerst geschreven goedkeuring te vragen aan uw verantwoordelijke.

Indien u niet zeker bent of de relatie met een andere organisatie of persoon in strijd is met uw functie of de belangen van KPD Services, dient u dit te bespreken met uw verantwoordelijke. Veel mogelijke conflictsituaties kunnen hierdoor opgelost worden.

Geven en ontvangen van geschenken, vertier en gastvrijheid

Het uitwisselen van geschenken, vertier en andere gunsten kunnen gebruikelijk zijn in bepaalde omstandigheden, plaatsen of culturen. Desondanks dienen we ervoor te zorgen dat het uitwisselen van geschenken conform de toepasselijke wet is, evenals onze klantenovereenkomsten en goede zakelijke gebruiken. Volg deze richtlijnen  indien u iets van waarde aanbiedt of ontvangt:

  • Indien het een geschenk is, dient dit enkel nominale waarde te hebben;
  • Indien het gaat om vertier of gastvrijheid, dient dit redelijk te zijn;
  • Het mag niet aangeboden of gegeven te worden om een zakelijke beslissing te beïnvloeden;
  • Het mag de normale en aanvaardbare zakelijke normen niet te schenden;
  • Het mag het beleid van KPD Services en de wet niet schenden.
  • Het mag redelijkerwijze niet opgevat kunnen worden als omkoping, steekpenning of provisie;
  • Het mag niet in het geheim gebeuren;
  • De openbaarmaking ervan zet KPD Services niet voor schut of schaadt het imago van KPD Services niet;
  • Onder geen enkel beding mag u in uw hoedanigheid als werknemer van KPD Services cash, cash equivalenten of persoonlijke leningen geven of aanvaarden.

Voorkom omkoping en corruptie

KPD Services streeft ernaar om op een correcte manier te werken. Daarom moeten we elk gedrag vermijden dat kan aanzien worden als een vorm van omkoping of corruptie. Er is sprake van omkoping als een partij, direct of indirect, iets van waarde aanbiedt aan een andere partij om op die manier iets bij te winnen of een gunstige behandeling te krijgen. De wet, evenals het beleid van KPD Services, verbiedt omkoping. De schending van dit beleid resulteert niet enkel in een disciplinaire sanctie van KPD Services, maar kan ook leiden tot ernstige strafrechtelijke en burgerlijke sancties aan het adres van zowel KPD Services als uzelf (inclusief gevangenisstraf en geldboetes). Om ervoor te zorgen dat het vermogen en de middelen van KPD Services niet gebruikt worden voor omkoping of corruptie, dient KPD Services een correcte boekhouding te doen.

Commerciële omkoping

KPD Services verbiedt omkoping en corruptie bij commerciële handelingen. Werknemers mogen nooit iets waardevol aanbieden aan, of iets waardevol aanvaarden van bestaande of potentiële klanten, leveranciers of derden om op die manier iets bij te winnen of een gunstige behandeling te krijgen. Onze integriteit is belangrijker dan het behalen van eventuele aanwinsten op een onjuiste manier.

Eerlijke concurrentie

Bij KPD Services geloven we in vrije mededinging en we streven ernaar om beter te zijn dan onze concurrenten door middel van eerlijk zakendoen. In relaties met klanten, leveranciers en concurrenten, gaan we niet op zoek naar oneerlijke voordelen en we stellen KPD Services of onze producten niet foutief voor. Bovendien moeten we ook vermijden om valse of misleidende verklaringen te doen over onze concurrenten en hun producten. De reputatie van KPD Services is te waardevol om ander gedrag te tolereren.

Het beleid stelt dat werknemers geen ongepaste contacten mogen hebben met onze concurrenten. Elke zakelijke activiteit waarbij herhaaldelijk of ongewoon contact met concurrenten aan te pas komt – zowel op meetings (zoals meetings van beroepsverenigingen), tijdens telefoongesprekken of via briefwisseling- dient goedgekeurd te worden door uw verantwoordelijke.

Om een competitieve en vrije markt te vrijwaren, is er wetgeving om dit systeem te beschermen. Bij KPD Services leven we deze wetgeving na en houden we deze ook in het achterhoofd bij het uitoefenen van onze job.

Inwinnen van informatie over concurrenten

Het opvolgen van concurrerende ontwikkelingen en het inkijken van publiekelijk toegankelijke informatie over onze concurrenten is belangrijk. Er zijn verschillende legale informatiebronnen over onze concurrenten beschikbaar die ons kunnen helpen met het evalueren van hun producten, diensten en marketing. Correcte bronnen zijn onder andere informatie van klanten, gepubliceerde informatie of informatie die publiekelijk bekend is, of informatie die op een rechtmatige manier verkregen werden van de eigenaar of een bevoegde derde.

Om op de hoogte te blijven van concurrerende ontwikkelingen, dienen we ook handelsgeheimen van anderen te respecteren en het oneerlijk verkrijgen van informatie over concurrenten en klanten te vermijden. U dient zelf het verschil te kennen tussen ethisch en onethisch, evenals het verschil tussen legaal en illegaal, bij het verzamelen en gebruiken handelsinformatie. Spionage, inbraak, afluisteren en stelen zijn fout en verboden. Zo is het ook verboden om een werknemer van een concurrent uit te nodigen voor een gesprek of aan te werven om vertrouwelijke informatie te verkrijgen, onrechtmatig toegang te verkrijgen tot e-mail of andere vertrouwelijke communicatie. Indien u in het bezit bent van vertrouwelijke informatie over een concurrent, of informatie waarvan u denkt dat die vertrouwelijk is, meldt dit dan meteen aan uw verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Bescherming en correct gebruik van activa en eigendom van KPD Services

Materiële activa

Ieder van ons is verantwoordelijk voor het bewaren en beschermen van de activa van KPD Services, inclusief financiële activa, handelsgeheimen, andere vertrouwelijke informatie en fysieke eigendom. Bronnen zoals materiaal, bureaumateriaal en technologie hebben een louter zakelijk doel. Diefstal, verlies, misbruik of verkeerd gebruik dient vermeden te worden. Het is aan elk van ons om erop toe te zien of fysieke eigendom al dan niet in overeenstemming is met het beleid van KPD Services.

Communicatiemiddelen

Voor velen van ons is het gebruik van internet, de telefoon en e-mail van KPD Services essentieel voor het uitoefenen van onze job. Medewerkers die toegang hebben tot de communicatiemiddelen en netwerken van KPD Services zijn verantwoordelijk om zich ten alle tijden volgens de hoogste normen te gedragen. Deze middelen hebben louter een zakelijk doel. Beperkt persoonlijk gebruik mag dan toegestaan zijn, het mag nooit ongepast of storend zijn bij het uitoefenen van uw job. Voor meer informatie kan u terecht bij uw verantwoordelijke.

Om te verzekeren dat onze communicatiemiddelen en ons netwerk voor rechtmatige zakelijke handelingen gebruikt worden, behoudt KPD Services zich het recht voor om deze middelen op regelmatige basis te monitoren of om het gebruik ervan op te schorten. De monitoring gebeurt enkel overeenkomstig de wet. Een KPD Services-medewerker die regelmatig misbruik maakt van onze communicatiemiddelen en onze netwerken kan een disciplinaire sanctie krijgen, inclusief beëindiging van de samenwerking.

Voor bijkomende informatie kan u steeds terecht bij uw verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Vertrouwelijke informatie

De informatie waartoe we toegang hebben kan van vertrouwelijke aard zijn. KPD Services hecht veel belang aan confidentialiteit. Als medewerkers van KPD Services, moeten we deze vertrouwelijke informatie beschermen tegen misbruik of ongeoorloofde bekendmaking ervan. Voorbeelden van zulke vertrouwelijke informatie kunnen o.a. zijn:

  • Langetermijn strategieën
  • Plannen voor productontwikkeling
  • Personeelsbestanden
  • Verkoopplannen
  • Marketingplannen
  • Communicatieplannen
  • Financiële informatie
  • Informatie over concurrenten
  • Acquisitie- of ontmantelingsplannen

Als medewerker mag u nooit vertrouwelijke informatie voor persoonlijk gewin gebruiken, niet tijdens uw tewerkstelling en ook niet nadat u het bedrijf heeft verlaten. Ongeoorloofde bekendmaking van vertrouwelijke informatie kan de waarde ervan vernietigen of een oneerlijk voordeel bieden aan derden. Daarom is het uw verantwoordelijkheid dat de nodige confidentialiteitsovereenkomsten opgesteld zijn en de bekendmaking van vertrouwelijke informatie enkel beschikbaar is voor de medewerkers die ervan op de hoogte dienen te zijn. U bent bovendien ook verplicht om het vertrouwen van onze leveranciers en klanten te beschermen door hun vertrouwelijke informatie niet te verspreiden.

Indien u in kennis wordt gesteld van een situatie waarin vertrouwelijke informatie van KPD Services werd aangetast of aangetast zou kunnen worden, dient u dit onmiddellijk te melden aan uw verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Intellectueel eigendom

De ontwikkelingsplannen, handelsmerken, auteursrechten, handelsgeheimen en kennis – de intellectuele eigendom – van KPD Services zijn belangrijke kenmerken die we moeten beschermen. Alle KPD Services-medewerkers zijn verplicht om de toepasselijke wetgeving en richtlijnen hieromtrent na te leven. Door naleving van deze wetgeving en richtlijnen, helpen we KPD Services bij het beschermen van onderzoek, ideeën, processen en producten tegen diefstal of misbruik – en hierdoor zorgen we ervoor dat ze in de toekomst nog beschikbaar zijn voor verdere innovatie.

Als medewerker bent u ook verplicht om de intellectuele eigendom van anderen te respecteren. Het is onderdeel van ons beleid om nooit met opzet de intellectuele eigendom van andere bedrijven te schenden en de nodige vergunningen en toelatingen aan te vragen vooraleer we intellectuele eigendom van anderen kopiëren, gebruiken of verspreiden.

Schendingen van wetgeving omtrent intellectuele eigendom kunnen kostelijk zijn voor KPD Services. Indien u meer informatie wenst hierover, kunt u altijd terecht bij uw verantwoordelijke of via mail op privacy@kpd.be.

Dataprivacy en gegevensbescherming

Informatie en gegevensbescherming

KPD Services is in het bezit van gevoelige gegevens en andere informatie die waardevol is voor het Bedrijf. Het is van het allergrootste belang dat deze gegevens niet in de handen vallen van de verkeerde personen. KPD Services heeft een strikt beleid om deze gevoelige of vertrouwelijke informatie te beschermen, inclusief de elektronische gegevens die opgeslagen worden in onze systemen.

Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het naleven van het beleid omtrent dataprivacy en gegevensbescherming. Alle medewerkers die vertrouwelijke gegevens of gevoelige informatie nodig hebben voor het uitoefenen van job, zullen hier toegang tot krijgen. Als KPD Services een verzoek krijgt om mogelijk gevoelige of vertrouwelijke informatie in onze systemen publiekelijk te maken of te delen, moet dit gepast en wettelijk noodzakelijk zijn.

Klanten- en leveranciersinformatie

We zijn verplicht om de gegevens te beschermen die onze klanten en leveranciers met ons delen. Overeenkomstig het KPD Services-beleid en de wetgeving omtrent gegevensbescherming, mogen enkel de medewerkers deze informatie van klanten en leveranciers raadplegen indien het noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun job. Als u deze toegang nodig heeft voor het uitoefenen van uw functie, mag dit enkel binnen de beperkte grenzen van nodige, waarbij ervoor gezorgd wordt dat de veiligheid of gevoeligheid van de informatie nooit in gevaar wordt gebracht. Dit beleid is ook van toepassing op een bepaald aantal verkopers en derden, die toegang hebben tot deze klanten- en leveranciersinformatie.

Privacy van werknemers

Het is mogelijk dat KPD Services persoonlijke informatie over u verzamelt, bijhoudt en deelt om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken. We zullen deze persoonlijke informatie respecteren en beschermen, voor zover als nodig geacht door de wetgeving hieromtrent. We begrijpen dat verlies of ongepast gebruikt van gevoelige informatie over u ongewilde gevolgen met zich kan meebrengen, inclusief diefstal en verspreiding van nadelige of beschamende informatie.

Net zoals KPD Services uw persoonlijke informatie respecteert en beschermt, is het uw verantwoordelijkheid om de persoonlijke informatie van uw collega’s met de grootste zorg te behandelen om zo hun privacy te beschermen.

Communiceren met het publiek, investeerders en media

Om de reputatie van KPD Services te beschermen en verder op te bouwen, is het noodzakelijk dat we correct en regelmatig met externen communiceren, inclusief media, investeerders en het algemeen publiek.

U dient altijd voorzichtig te zijn als u bedrijfsaangelegenheden bespreekt in publieke fora of met een extern persoon. Zoals elders besproken in de Code, mag u geen vertrouwelijke informatie delen met externen tenzij u hiervoor toestemming heeft.

Met de toename van sociale media en netwerksites, is het belangrijk om te begrijpen dat elke informatie die u online deelt over KPD Services ook publiek bekend wordt. Aldus dient u altijd discreet te zijn en mag u nooit vertrouwelijke informatie verspreiden zonder voorafgaandelijke toestemming.

Als u toegang heeft tot, of kennis heeft van, vertrouwelijke of niet-publieke informatie betreffende KPD Services, dient u deze kennis enkel aan te wenden voor strikt zakelijke doeleinden.

Als naamloze vennootschap, dient KPD Services wettelijke vereisten na te leven omtrent het bekendmaken van informatie. Als u vragen over of verzoeken voor informatie krijgt van veiligheidsanalisten, KPD Services-investeerders of andere belanghebbende partijen, dient u deze mensen te verwijzen naar Catherine Gressens, CEO en gedelegeerd bestuurder.

Indien u informatieaanvragen over KPD Services ontvangt, dient u deze vragen te verwijzen naar Catherine Gressens, CEO en gedelegeerd bestuurder. Enkel medewerkers die toestemming hebben om publiekelijk te antwoorden in naam van KPD Services mogen dit doen.

Vragen of bezorgdheden

KPD Services stimuleert een werksfeer waarin medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen of bezorgdheden te melden. Indien u iets twijfelachtig waarneemt of als u niet zeker bent of een bepaalde activiteit of handeling in overeenstemming is met de Code, dient u dit te bespreken met Catherine Gressens, CEO en gedelegeerd bestuurder.

Vragen

Heeft u vragen en/of opmerkingen betreffende deze Gedragscode, contacteer dan Catherine Gressens, CEO en gedelegeerd bestuurder, via e-mail op cgressens@kpd.be.

 

Tevreden klanten